Door het boek ‘Het perfecte project’ heen kom je regelmatig de wet van Murphy tegen “Als iets fout kan gaan, dan zal het ook fout gaan”. De ervaringen die Bart Flos heeft opgedaan met het leiden en managen van tal van projecten hebben hem geïnspireerd om dit boek te schrijven.
Voor mij was het een feest van herkenning. Tijdens mijn eigen afstuderen heb ik onderzoek gedaan naar de effecten van zwak of sterk gestuurde projecten en programma’s binnen een organisatie. Een aantal belangrijke leerpunten daaruit waren: veel projecten of programma’s worden gestart zonder een duidelijk businessplan, er zijn geen duidelijke evaluatie en go/no go momenten, de financiële verantwoording is slecht ingericht. Daarnaast liepen projecten en programma’s vaak vast omdat gaande de rit nieuwe elementen werden toegevoegd, die van invloed waren op het eindproduct en de doorlooptijd. Tel daarbij op de onbekwaamheid van een projectleider of programmamanager en het tussentijds vertrek van deze personen en de nodige risico’s zijn binnengehaald.
De auteur beschrijft dat onder meer in zijn vijf generieke oorzaken van
projectfalen, namelijk:
1) Er is grenzeloos
optimisme in de voorbereidingsfase;
2) Als we eenmaal begonnen
zijn, kunnen we niet meer stoppen;
3) We pakken de
onvermijdelijke problemen verkeerd aan;
4) We gedragen ons niet als
ondernemers en
5) We evalueren, delen en
vieren onze ervaringen niet.
Bart Flos leert de lezer kennis maken met tal van testen zoals de Project Matchtest. Daarbij gaat het er vooral om, om de juiste leider op de juiste plaats te krijgen door het soortelijk gewicht van een project te bepalen. Omdat te doen moet je vier basiselementen van een project met elkaar in verband brengen: tijd, geld, mensen en impact. Kost een project veel geld en gaat er veel tijd meegemoeid dan zou je kunnen constateren dat het een ‘groot’ project is. Alleen dan heb je twee elementen er buiten gelaten: de mens en de impact. Voeg een persoon aan een project toe en de complexiteit neemt exponentieel toe. Dat komt omdat iemand zijn unieke mix van persoonlijke eigenschappen en gedragskenmerken toevoegt aan het project. Stel dat het project om wat voor reden dan ook faalt, wat voor invloed heeft dat op het voortbestaan van het bedrijf. Ergo impact is ook een belangrijk basiselement voor het wegen van een project.
Behalve de Project Matchtest introduceert Bart Flos ook de PRIC-lijsten, waarbij PRIC staat voor PRoject Informatie en Confrontatie. Als projectmedewerker wil je weten, voor je tot een project gaat toetreden, hoe het project er voor staat. Steek dus je vinger op en stel kritische vragen, want daardoor confronteer je collega’s en leidinggevenden bewust met de werkelijkheid.
Durf ook het S.T.O.P.-principe te hanteren, want opnieuw beginnen is stoer. Stoppen toont lef en betekent kritisch nadenken, eventueel teruggaan naar de tekentafel, opnieuw beginnen en het project perfectioneren.
Waarom wordt een project niet gerund als een professionele onderneming?, is een vraag die in het boek naar voren komt. Naar de mening van de auteur zijn projecten (mini)ondernemingen die hun bestaanscyclus van oprichting tot ontbinding in veel kortere tijd afwerken dan we gewend zijn. En ze kunnen potentieel veel meer schade aanrichten in financiële maar zeker ook in persoonlijke zin.
Bart Flos houdt in zijn boek een warm pleidooi om nog eens goed na te denken over het feit of het wel zinvol is allerlei methoden en technieken, zoals PRINCE, SCRUM, PMBoK, IPMA, etc., rücksichtsloos een organisatie in te slingeren. Het heeft geen zin iedereen even naar een managementschool toe te sturen waardoor alle projecten succesvol zullen verlopen. Je gaat daarbij voorbij aan belangrijke zaken die nodig zijn om een project tot een goed einde te brengen zoals: leiderschap, het rekening houden met de organisatie, de omgeving en het individu, terwijl het daarnaast belangrijk is om flexibel te blijven en te kunnen improviseren. Al is het alleen al vanwege de voortdurende veranderingen.
Het is een geweldig leuk geschreven boek om te lezen en als je even snel wilt ruiken aan de inhoud pak dan hoofdstuk 6 er bij, daarin wordt in een notendop beschreven wat je in de verschillende hoofdstukken in het boek kunt vinden. Vergeet ook niet de verschillende aangeboden testen te doen, want die zijn zeer behulpzaam bij het waarderen van het perfecte project. Als er nog een ander belangrijk punt is om projecten in goede banen te leiden, let dan op de mens in het project: de mens is the mother of all fucks-ups, maar tegelijkertijd – mits daar aandacht voor bestaat - ook het kantelpunt naar succes.
Over Dick Bos
Dick Bos (1958) studeerde onder andere Rechten aan de Erasmus Universiteit Rotterdam en Bedrijfskunde aan de NCOI Business School (MBA). Daarnaast voltooide hij naast tal van managementcursussen de opleiding tot gecertificeerd compliance officer bij het NIBE-SVV. Hij is werkzaam als kwartiermaker voor het opzetten van een Beveiligingsautoriteit binnen het ministerie van Veiligheid en Justitie.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten